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【公司綠盒】 公司綠盒包括了什麼?新成立公司需要嗎?

成立有限公司時,秘書公司都會提供公司綠盒套裝。創業鳥常常收到不少客人的查詢,何謂公司綠盒,以及綠盒又有何作用,對於新成立的公司又是否必要嗎? 今日創業鳥同大家一一講解。


綠盒


甚麼是公司綠盒?


公司綠盒其實是一套公司法定文件、公司印章,隨著公司的成立而製成,秘書公司通常會將所有相關物件、印章載入一個綠色的盒子內,方便客戶携帶。


在公司綠盒中,您會找到各種按照公司條例要求,而制定的公司公司章程、法定記錄冊、股票簿、公司印章等等的公司用到的文件或工具。


要注意一點,根據法例,公司成立後,法定記錄冊、重要控制人登記冊、會議記錄等亦須備存於公司的註冊辦事處或指定地點,以便執法機構/人員隨時查閱 。


公司必須要有綠盒嗎?


根據自2014年3月3日生效的新修訂《公司條例》,公司可自行選擇是否備存及使用鋼印。然而,於銀行開戶時,銀行可能需要您提供公司章程,及您於公司業務營運時需使用到公司簽名印及公司圓印。而公司在公司條例要求下,仍然需要妥善備存綠盒內的法定公司文件。


所以,創業鳥建議所有有限公司成立時,仍然向秘書公司訂造公司綠盒,有齊一整套公司法定文件、公司章程及公司印章,符合法例要求之餘,亦方便日後公司營運時銀行開戶、用到印章的需要。


公司綠盒包括了什麼?


創業鳥提供的綠盒套裝,包含了以下文件,訂造費用為HK$500

  • 公司章程8本;

  • 法定記錄冊1本;

  • 股票簿1本;

  • 公司鋼印1個;

  • 公司簽名方印1個;及

  • 公司圓印1個。


公司綠盒內的各種文件、印章用途


股票簿


股票指持有該公司股份的證明文件,其會列明股東姓名、地址、持有該公司之股份數量等。股票簿則為載有預先印制的該公司股票。

 

法定紀錄冊


法定記錄冊包括股東名冊、董事名冊及公司秘書名冊等,其記錄股本、董事及公司秘書狀況和詳細資料等。另外,法定記錄冊亦會載有該公司的董事及股東書面決議或會議記錄。


公司簽名方印


公司簽名方印,也叫簽字章。一般情況下,蓋上簽名方印,加上授權人的簽名,就可以用於簽訂合約、銀行開戶、支票匯款、匯款單、取款單等等,都可以使用。

 

公司圓印


公司圓印,又叫小圓章。印章的內圓為公司中文名稱,外圓為公司英文名稱。一般只會用作貨物、信件簽收、在文件出錯的地方,用作修改用途,不能用作簽署合同。


公司鋼印


公司鋼印,又稱為法團印章,英文為 common seal。通常會用於法律文件上,例如樓宇買賣、樓契、公司轉讓股份買賣、公司上市、融資等等。但由於2014年公司條例的新要求,可以容許公司沒有公司鋼印,比較少公司會使用鋼印。


公司章程


公司章程,英文為 Article of Assoication,是一份根據公司條例的要求,草擬的文件。所有註冊的有限公司,都需要於註冊公司時編制一套公司章程。一般情況下,在銀行開戶時,銀行都要求公司提交公司章程。


章程內容其中包括:

  • 公司名稱

  • 創辦成員的名字

  • 公司股本、列明每位股權人所佔的股份份額

  • 股東大會進行的程序、規定、相關成員的投票權

  • 董事的權力與責任

  • 董事決策程序

  • 委任董事的要求

  • 股息分發的程序


公司印章在現行法例下應如何使用?


一般情況下,公司印章的使用是要根據公司內部指引的規定訂明,使用公司印章亦應只限於公司董事或其他獲授權人士,如財務經理等,以用於簽訂合約或簽署銀行文件等的情況。



註銷公司該如何處理綠盒?


根據《公司條例》,如果您打算將現有公司業務結束,將公司註銷,您仍然須要將已註銷的公司文件保留至少6年。公司註銷後,亦要緊記再不能使用綠盒內的公司印章,以已註銷公司的名義,與第三方簽訂合約、轉帳、進行交易。因為這些文件和物品在公司關閉後仍然屬於公司的資產。公司註銷後,任何未經授權使用已註銷的公司文件進行商業活動,即屬違法,可能會被檢控。


創業鳥如何協助我得到綠盒?


無論您是經創業鳥成立公司,或是自行成立公司,抑或公司已成立多年,因公司業務需要,訂製綠盒,創業鳥都可以為您訂造符合您須要的公司綠盒。歡迎隨時聯絡創業鳥團隊,提供一站式開公司服務公司秘書虛擬辦公室服務,全方位為你解決所有開業各種疑難,讓老闆們專心開拓生意。請即致電 6502 7845,或WhatsApp 我地了解更多,創業鳥讓您的業務飛得更高!


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