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【MPF供款】僱主於強積金供款下有哪些責任? | 了解強積金注意事項| 初創老闆必讀

在香港,受強積金條例的規定,僱員都會受到強積金(MPF)計劃的保障。


身為老闆的您,成功開到公司後,無論有無計劃聘請僱員都好,下一步就要了解一下,於強積金條例下, 僱主需要履行的強積金責任。法例規定, 公司於不同的階段,由成立公司開始、到員工入職、在職期間、以至離職,僱主都有法定的責任,按時為僱員處理強積金事宜及供款,違者除了要額外繳付強積金附加費之外,更可能受到強積金管理局的檢控。創業鳥將會於下文,為各位老闆們詳盡介紹強積金供款的相關程序、供款計算和注意事宜。


MPF

甚麼是強積金 (MPF) ?

強積金 ,中文全名為強制性公積金計劃、英文全名為 Mandatory Provident Fund Schemes (簡稱為MPF),是源於政府於1995年所訂立的強積金條例,由2000年12月開始實施,以符合世界銀行提出的退休保障建議。強積金的原理是由僱主及僱員雙方都作出供款,而供款用作投資於強積金受託人的基金中,為資產增值,及早為僱員的退休生活提供一定的保障,在未來面對人口老化的挑戰下,整個勞動人口亦無須承擔供養龐退休人士龐大的福利開支。


公司成立後 ,僱主如何成立或加入強積金計劃?

各位初創老闆們,成立公司後,如果需要作出強積金供款,第一步就必須要揀選適合的強積金計劃及受託人,開立公司的強積金計劃帳戶,以便日後為合資格的僱員作出強積金供款。


僱主如何選擇強積金計劃?

強積金制度下,一般有兩類計劃供僱主參加:


  • 行業計劃: 只適用於飲食業、建造業 (這類僱員流動性較高的行業) 的僱主參加,因為這類行業有部份為臨時僱員,即按日聘用或受僱少於60日的僱員,揀選行業計劃可以簡化強積金的供款程序。

  • 集成信託計劃: 可以供任何行業的僱主、自僱人士參加。如果僱主不是從飲食業、建造業,一般都會擇集成信託計劃,強積金受託人會將不同公司、成員的強積金供款集合管理及投資。

僱主如何選擇強積金受託人?


在香港眾多強積金受託人的選擇上作為僱主的您要根據公司和員工的實際需求選擇最合適的受託人。在評估受託人是否適合時大家可以考慮以下幾個因素作參考:


受託人的服務範疇和水平

優質的受託人應能提供全面的服務如開設賬戶、收取供款、容許僱員作出基金投資管理等。同時服務質量也需要達到一定標準能夠切實保障僱主、僱員的權益。


基金產品選擇及基金回報

受託人所提供的強積金計劃和基金產品是否多樣化以及基金的回報是否可以符合不同年齡層員工的需求提供涵蓋不同風險取向的基金選擇滿足員工的不同投資偏好。


基金收費的多少

每個強積金受託人都會收取一定的管理費用僱主可以比較不同受託人的收費水平以免過高的行更費用侵蝕員工的退休儲蓄。



僱主要為哪些僱員繳交強積金供款?


除了獲豁免人士外,僱主要為所有年滿18至64歲的一般僱員、或臨時僱員,登記加入強積金計劃,以及作出強積金供款。


  • 一般僱員

    • 連續受僱滿60日的18至64歲的所有全職或兼職僱員,包括暑期工,不論工作時數所限。

    • 實習生如果存在僱傭關係,符合以上條件都需要作出供款。

  • 臨時僱員:

    • 按日僱用或僱用期少於60日的飲食業或建造業短期僱員,即使受僱一天也須參加強積金計劃。

僱主如何計算強積金供款?


僱主於每個供款期,都需要計算出每位員工的有關入息、有關的強制性供款金額。


強制性供款金額分別包含僱主供款和僱員供款兩部分,僱主和僱員雙方都需要就僱員的有關入息各自繳納5%的強制性供款,合計10%。


同時,強制性供款規定了最低和最高的有關入息水平,同時也設有最高供款額,即$1,500。如果僱員的有關入息低於$7,100,則僱員無需繳納任何供款,但僱主仍然需要按照僱員有關入息的5%繳納僱主部分的強制性供款,詳見下表。


如果糧期是按月支薪:

每月有關入息

僱主強制性供款

僱員強制性供款

少於$7,100

有關入息 x 5%

$0

$7,100 - $30,000

有關入息 x 5%

有關入息 x 5%

多於$30,000

$1,500

$1,500


如果糧期是按日或按星期支薪(並非按月支薪):


如果糧期短於一個月,僱主要先計算出該僱員的有關入息水平的上、下限,以每日有關入息水平乘以糧期日數,去視乎該有關入息是否高於或低於有關入息的上、下限,來決定僱員是否需要供款。

有關入息

僱主強制性供款

僱員強制性供款

少於每日$280

有關入息 x 5%

$0

介乎每日$280 - $1,000

有關入息 x 5%

有關入息 x 5%

多於每日$1,000

$1,000 (入息上限) x 出糧日數 x 5%

$1,000 (入息上限) x 出糧日數 x 5%


強積金供款上限為多少?


如果僱員的有關入息是按月支薪,該名僱員於每個糧期的強制性強積金供款上限,為僱主及僱員各自需要繳付$1,500元,一共合計$3,000元。


如果僱員的有關入息並非按月支薪,強積金供款上限則為,僱員及僱主的最高供款額各自需要繳付每天$50,一共合計每天$100元


強積金供款的「有關入息」的定義是甚麼?


所謂「有關入息」,指的是僱主以金錢形式支付或應支付給僱員的任何薪金、假期津貼、費用、佣金、花紅、獎金、合約酬金、獎賞或津貼。但要注意一點,《僱傭條例》下的法定遣散費、長期服務金、代通知金並不計算於有關入息在內。


如果僱主向僱員提供的是實物形式的利益,例如制服、旅遊、醫療服務、人壽保險或傢俬等的非金錢性質的利益,都不需要計算在有關入息之內。


強積金供款是否有免供款期?首次強積金供款幾時開始供?


由於強積金供款,分為僱主及僱員兩部份,其免供款期亦各有不同。


強制性的僱員供款部份


只有僱員供款部份可享有免供款期,而免供款期涵蓋了受僱的頭30日,以及第30日所在的整個糧期,都受免供款期的保障。


在僱員免供款期內,僱員無須供款,即僱主無須從僱員的有關入息中扣除僱員供款。


強制性的僱主供款部份


僱主供款部份不會享有免供款期,供款必須由僱員受僱的第一天開始計算 (包括僱員免供款期間),於僱員受僱滿60日所在的月份完結後,緊接的下一個供款日繳交。


要特別注意的是,以上免供款期的規定,不適用於建造業和飲食業的臨時僱員。無論是參加行業計劃還是集成信託計劃,他們的僱主和僱員都必須從僱用的第一天起就開始供款。



何時要為新入職僱員,作出第一次供款?


如果新入職僱員是按月支薪,第一次供款必須在僱員受僱滿60日所在的月份完結後,緊接的下一個供款日或之前支付第一次的僱主及僱員的強制性供款,而僱主部份需由僱員受僱的第一天開始計算。


免供款期、首次供款日例子


假設僱員在2024年6月3日入職,糧期為每月1號至最後一日。


僱員無須在免供款期內供款,免供款期包括以下時間:

  • 2024年6月3日至2024年7月2日 (僱員受僱的頭30日)

  • 2024年7月2日至2024年7月31日 (受僱首30日後第一個不完整糧期)


所以,僱員只須就8月份的薪金開始作出強積金供款,而僱主就必須由僱員受僱的第一日(即2024年6月3日)起開始計算供款。


而僱員於2024年8月1日受僱滿60日,所在月份為8月。因此僱主繳交的第一次供款日期為2024年9月10日或之前(即僱員受僱滿 60日所在月份完結後,緊接的下一個供款日)。



何時為強積金供款日?


僱主在計算完需要繳納的強積金供款金額後,必須在規定的供款日或之前,將上一個糧期的供款連同付款結算書,一併送交予強積金受託人。


對於按月支薪的僱員而言,一般來說強積金供款日為下一個月的10號。亦即僱主需要在每月10號或之前,將上個月糧期的強積金供款和付款結算書提交。舉個例子,7月份的強積金供款及付款結算書,須在8月10日或之前提交到強積金受託人。


如果供款日(每月10號) 剛好是遇上週六、週日、公眾假期、八號或以上熱帶氣旋警告日,或者黑色暴雨警告日,供款日會自動順延至下一個工作天。


但如果供款日前一日或前幾日,是公眾假期或熱帶氣旋警告日或黑色暴雨警告日,供款日仍然維持在每月10號,不會因此順延。


僱主於每期的強積金供款中,如何辦妥強積金事宜? 有何工序?

  • 新僱員入職後 僱主要儘早給僱員填寫好強積金計劃登記表格,雙方都要於表格內簽名,並需要在僱員受僱的首60日內,將填妥的強積金參與登記表格提交給强積金計劃的受託人,以便及時於首次供款前為僱員開立好強積金帳戶,可以確保新僱員的首次強積金供款能夠準時入帳,避免任何延誤或遺漏。

  • 僱員在職期間 僱主需要每月準時於供款日或之前,繳付強積金供款(以支票、自動轉帳、或親身支付等)和提交強積金付款結算書(以書面或電子方式),並儲存一份付款結算書的紀錄,以及向僱員發出的供款紀錄。 如果僱主收到僱員的強積金權益報表,僱主必須在7個工作日內將該報表轉交給相應的僱員。


  • 僱員離職時 僱主有責任準時向受託人申報僱員的最後受僱日期及離職原因,及於緊接的下一個月的供款日或之前作出申報,可於最後受僱日期的相關付款結算書作出申報。

  • 其他時候 僱主要保存好強積金供款紀錄,為期7年。如果公司資料有任何更改,必須要公司資料更改後30日內通知受託人。


強積金供款扣稅


僱主、僱員或自僱人士都可以就強積金供款,作出扣稅申請。


僱主


僱主可以為僱員而作出的強制性及自願性的強積金供款用作扣除公司利得稅,但扣除的金額不得超逾僱員總薪酬的15%。


僱員


僱員可以就他們支付給強積金計劃的強制性供款申請扣除個人薪俸稅,2015-16及其後每個課稅年度最高扣除額為$18,000。 


但僱員作出的自願性供款不可用作扣稅之用,可扣稅自願性供款除外。


自僱人士


自僱人士可以把他們向強積金計劃支付的強制性供款當作營業開支,用作申請扣除香港利得稅。自僱人士在2015-16課稅年度及其後的每個課稅年度最高可扣除$18,000的強積金供款。


同樣地自僱人士作出的自願性供款不可扣稅,可扣稅自願性供款除外。


僱主違規罰則


積金局按住不同的違規情況,可以向僱主徵收罰款,甚至採取執法行動,提出刑事檢控,以下為常見的違規情況及相關罰則。


違規情況

罰則

無為僱員安排登記參加強積金計劃

最高罰款$350,000及監禁三年

無向受託人繳付強制性供款但已從僱員的有關入息中扣除有關僱員的供款

最高罰款$450,000及監禁四年

無向受託人繳付強制性供款,亦沒有從僱員的有關入息中扣除有關僱員的供款

最高罰款$350,000及監禁三年

無向僱員提供每月供款紀錄(行業計劃的臨時僱員除外)

首次失責或沒有遵守規定罰款$10,000, 第二次罰款$20,000, 其後每次罰款$50,000

無以書面方式通知受託人僱員終止受僱(行業計劃的臨時僱員除外)

首次失責或沒有遵守規定罰款$5,000, 第二次罰款$10,000, 其後每次罰款為$20,000

沒有於限期內向強積金受託人繳付強制性供款

積金局會向僱主發出附加費通知書,追討拖欠供款及相等於欠款款額5%的附加費,而附加費會全數存入受影響僱員的強積金帳戶


以上可見,強積金供款下,僱主需要履行多方面的責任,除了要安排僱員加入強積金計劃外,亦要按時作出準確供款,以及當僱員離職時,準時向受託人作出申報。而強積金供款金額及免供款期的計算,當員工人數眾多時,強積金供款就會變得複雜及易於有錯漏,引致額外的附加費用。創業鳥提提各位老闆們,要委派公司特定人士或聘用企業服務公司專門負責處理強積金事宜,確保強積金事宜準時處理,避免額外的罰款。


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