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【僱主報稅】公司於員工報稅上需要履行哪些責任? 如何填報IR56B 、BIR56A?

香港稅務局 (IRD) 規定,所有香港僱主都必須於僱主報稅表發出的一個月內(一般提交限期為每年的5月初前),為所有員工、contractor 申報過去一年支付給僱員的薪酬。然而,根據創業鳥團隊經驗,很多僱主都輕視了這項要求,導致稅務局發出警告或罰款。本指南旨在概述提交僱主報稅表的流程及其稅務要求。


僱主報稅


甚麼是僱主報稅表IR56B/BIR56A?

稅務局(IRD)每年四月第一個工作日就會向僱主發出僱主報稅表,又稱僱主申報表。其目的是協助稅務局評估僱員,在過去一個稅務年度4月1日至3月31日期間的入息狀況。僱主於收到報稅表一個月後便須交予稅局。然後,每位僱員就需要單獨提交其個別人士報稅表(BIR60)。稅務局隨之會比對僱主申報的報稅表和個別人士報稅表,以作出相應的納稅評估,計算出個人的納稅款項。


僱主報稅表上需要填報哪些資料?


在準備僱主報稅表時,僱主需要披露員工的以下資料:

  • 員工個人資料(姓名、婚姻狀況、地址、身份證或護照號碼)

  • 配偶個人資料

  • 受僱時間、職位

  • 強制性、公積金供款紀錄

  • 薪酬入息詳情(包括非香港公司支付的報酬)

  • 非現金的其他報酬、津貼

  • 僱傭合約及其後修改過的僱傭條款



為確保正確計算薪俸稅,僱主還須將員工的薪酬入息分類為適當的類別

  • 薪資/工資

  • 假期工資

  • 董事袍金

  • 佣金

  • 花紅獎金

  • 補發薪金、代通知金、終止服務時的獎賞或小費

  • 從退休計劃支付的款項

  • 僱主代付的薪俸稅

  • 教育福利

  • 在股份認購權計劃中賺取的收益

  • 股份獎勵

  • 其他津貼、獎勵

  • 退休金

  • 海外收入



主須履行哪些稅務責任?


作為香港僱主,了解並履行您的義務以確保完全遵守法律至關重要。


將薪酬記錄保存至少 7 年:

  • 您需要為每位員工保存準確及過去7年的薪酬記錄。

  • 薪酬記錄需包含以上的資料

  • 如果員工的個人資料和僱傭條款發生任何變更,您必須通知稅務局 (IRD)。


於法定期限內填報僱主報稅表予稅局:

  • 僱主需要在法定期限內提交各類僱主報稅表來申報支付給員工的薪酬。

  • 已填妥的IR56B/56E/56F/56M/56G亦須提供一份複本予員工,以便員工正確填寫個人報稅表。


公司要為哪些人士提交僱主報稅表,申報其年度入息?

  • 所有僱員 ( 包括所有日薪或非日薪員工、工人、透過其他公司安排收取報酬的僱員 ),無論是否香港居民,其僱員的入息總額,超過相關課稅年度的基本免稅額。 如僱用期未滿 1 年,免稅額就可以按比例遞減。

  • 公司董事、已婚人士及可能有其他應課薪俸稅收入的非全職僱員,無論是否香港居民,收到的款額多少,公司都須要為其申報入息。 

  • 由非香港公司調派或借調(on secondment)給香港公司在本港或本港以外地區服務的僱員。 

  • 由公司支付或應支付退休金的人士。如果支付退休金予長期離港的人士,就可以在其支付的退休金金額,超過有關課稅年度的基本免稅額時,始作申報。 

  • 因行使、轉讓或放棄僱主或其他公司就其先前受僱於僱主的工作或職位發給股份認購權而獲益的僱員及董事。如果在申報年度內,沒有其他應課薪俸稅收入的前僱員,就可以在其所得的收益超過有關課稅年度的基本免稅額時,始作申報。



僱主報稅表有哪幾種表格? 要如何填寫?


可以參考下表。下表總結了各種僱主報稅表、提交期限、稅局的指引及填寫樣本。


如有問題,歡迎向創業鳥團隊查詢。

僱主報稅表

須於何時提交

僱主報稅表的附註及說明

僱主報稅表填寫樣本

BIR56A 、 IR56B(年度僱主報稅表)

自BIR56A簽發之日起(一般於每年4月第一個工作天發出) 1個月內

IR56E (新聘僱員報稅表)

僱員開始受僱的3 個月內

請參考樣本。

IR56F(將停止受僱的僱員報稅表)

僱員終止受僱的1個月前

請參考樣本。

IR56G (離職及即將離港的僱員報稅表)

員工的離開香港前最少1個月前。 *需要扣存支付給員工的最後一個月工資

請參考樣本。

IR6036B 和 IR6036B IR56M(適用於支付給僱員以外的人)

與BIR56A一起提交。


*IR56G中,如何扣留員工最後工資?


對於長時間離開香港的員工,僱主必須在員工離開香港前1個月提交IR56G。從提交IR56G之日起,直到員工完成清稅程序,以及稅務局發出同意釋款信之前,僱主必須扣留所有應付給他的款項(包括工資、佣金、獎金、金錢或金錢等值)。


如何填寫並提交僱主報稅表?


  • 稅務局於每年四月的第一個工作日發出僱主報稅表。

  • 僱主必須準備4月1日至次年3月31日期間的薪酬資料,並更新員工的個人資料。

  • 僱主報稅表必須於發出之日起一個月內提交。


提交僱主報稅表的方式有多種:

  • 通過紙本方式向稅局提交;

  • 以儲存裝置(如:CD光碟 / DVD光碟 / USB儲存裝置)提交;

  • 以稅務局的電子報稅服務方式提交 (在線模式或混合模式)



結語


為了避免處罰,準時時提交準確及完整資料的僱主報稅表至關重要。將僱員薪資紀錄保持得井井有條,有需要時尋求專業建議,並遵守最新的相關稅務條例,將有助於公司遵守最新的稅務要求。


僱主報稅方面的工作,程序繁複,同時須要遵守的法律亦眾多。想確保公司於僱主報稅方面萬無一失,可以了解創業鳥團隊人力資源及薪資外包服務,亦歡迎各位WhatsApp 創業鳥人力資源顧問團隊聯繫


常見問題


是否可以延長提交年度僱主報稅表的截止日期?


如果僱主需要延長提交BIR56A/IR56B的時間,必須於提交限期前,向稅務局提交書面申請,其中包括僱主的檔案號碼、公司名稱、相關稅務年份、要求的額外時間,以及原因的詳細解釋,稅務局會就個別個案審批。


創業鳥可以代為向稅局書面申請提交延期,讓僱主有充足時間準備,歡迎WhatsApp 創業鳥人力資源顧問團隊了解詳情


逾期提交僱主報稅表有何刑罰?


根據《稅務條例》,未能準時提交僱主報稅表、申報虛假資料或不正確的填報、漏報,或無合理原因不符合申報要求,每項違法行為可能會被處以最高 10,000 港元的重罰


過了提交期限,我仍未為員工報稅(提交IR56B),應該點做?


稅務局會就個別個案審核違規的嚴重性,判處罰款高達10,000元。 您應儘快提交相關僱主報稅表,以免罰款,如果唔知點做,創業鳥提供相宜的僱主報稅服務,務求於最短時間內代公司向稅局作出正確的申報,歡迎WhatsApp 創業鳥人力資源顧問團隊了解詳情


公司還沒有聘用員工。還需要提交年度僱主報稅表嗎?


是的,您仍然需要提交僱主報稅表,歡迎WhatsApp 創業鳥人力資源顧問團隊了解詳情


誰可以成為僱主報稅表的授權簽署人?


授權簽名人是指具有以下身份的人士:

  • 獨資經營企業的東主

  • 合夥業務的首要合夥人

  • 法團董事、公司秘書、經理、投資經理(僅適用於開放式基金型公司)、法團的臨時清盤人或清盤人

  • 團體的主要職員

  • 非居民人士的代理人


我的職位只是AM (Assistant Manager) 或 Senior officer,可以做僱主報稅表的授權簽署人嗎?


根據過往經驗,稅局一般只接受擔任經理級或以上職位的人員,才可以於僱主報稅表上簽署。根據規定,公司須安排擔任經理級或以上職位的人員的相關人士,於僱主報稅表上簽署,否則有機會不承認所遞交的僱主報稅表。 以上個案只供參考,詳細情況需按稅局最後決定為準。



一名員工於2023年4月2日離職。我的公司尚未提交該年度的IR56B。公司應使用哪種僱主報稅表,IR56B還是IR56F?


您需要提交以下文件:

  • 一份IR56B去申報截至2023年3月31日期間的薪酬;和

  • 一份IR56F去申報2023年4月1日至2023年4月2日期間的薪酬。

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