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甚麼是經核證副本 (Certified True Copy)? 公司何時需要提供?

公司在日常營運期間,如開立公司銀行賬戶、辦理銀行貸款、購買物業等等的情況下,時常都會被第三方機構要求提供公司文件或身份證明文件的經核證副本(Certified True Copy)。創業新手可能會問點解公司需要提供?


事實上,經核証副本是一份經過合資格人士核證的文件副本,第三方機構為了確認相關文件副本的真確性,要由授權人士核證與原文件相同的文件副本,確保其內容沒有經過任何改動,提高文件的可信程度。


certified true copy

下文將為各個中小企提供一份詳細指南,講解您對核證副本的以下疑問:


甚麼是經核證副本(Certified True Copy)?

經核證副本是原始文件經第三方人士認證的副本,由合資格的認可專業人員如註冊執業會計師、律師或公司秘書,認證副本與原始文件的內容是否一致、真實,是從原始文件中複製。


合資格人士驗證後,會於副本上加蓋印章、簽署並註明日期,以示確認。隨後,公司或個人就可將已核證的文件﹙銀行記錄、身份證明文件、地址證明﹚傳送給第三方。



為什麼需要提供經核證副本?

一些重要文件(如身份證、地址證明等)的原始文件未必能夠輕易地出示或寄送予第三方,經核證副本提供另外一個途徑,間接地驗證這些重要文件的完整性,無任何額外與原始文件不一致的內容,同時亦避免了出示或寄送原始文件予第三方的必要,減低了損壞或丟失原始文件的風險。


但要注意一點,經核證副本只可確立了副本的真實性,但不可以確立到原始文件本身的準確性、是否真確。


公司何時需要提供經核證副本?

香港公司在多種場合下均可能需要提供經核證副本 certified true copy:

  • 開立香港公司銀行賬戶

  • 開立公司強積金戶口

  • 以公司名義購買物業

  • 進行國際交易、跨國合併

  • 成立註冊離岸公司

  • 開立公司海外銀行戶口

  • 進行法律訴訟


以開立公司銀行賬戶為例,公司將有機會被要求出示以下文件的經核證副本certified true copy:

  • 公司股東、董事的身份證、護照或駕駛執照的核證副本

  • 住址證明的核證副本


*開立公司銀行賬戶提供文件的要求,視乎各間銀行而定,詳情請查詢各大銀行。


經核證副本須具備甚麼格式或內容?

每份經核證副本(Certified True Copy) 都須有以下內容:

  • 合資格核證人的簽名

  • 認證文件的日期

  • 清楚列明核證人的姓名、職位、持有的專業資格

  • 確認核證副本的核證印章,清楚列明該文件是原始文件的真實副本

  • 認證文件的頁數


在香港, 誰可以被認可簽發經核證副本?

按《公司條例》第 622 章規定,以下認可人士可以於香港提供經核證的真實副本:

  • 執業註冊會計師(CPA)

  • 執業專業公司秘書

  • 執業公證人

  • 執業律師

  • 香港法庭人員

  • 領事館官員

有一點要注意,雖然法例列明以上人士可以簽發經核證副本,但根據過往經驗,需要核證副本的機構,往往只認定某幾類人士或持有特定資格會員,為可簽發人員,其他一概不接受,各機構、銀行準則亦不一致。創業鳥提提您,必須與需要核證副本的機構溝通,確認哪幾類專業人士被認可簽發經核證副本,以免費時失事。


以在匯豐銀行開立公司銀行賬戶為例,匯豐銀行過往會要求提供經以下人士核證的副本:

  • 持有執業會計師資格人士,如受香港會計師公會或同等學歷監管的執業會計師

  • 受香港同等法律協會監管的法律專業,例如公證人或律師

  • 香港特許秘書公會活躍會員的特許秘書

  • 太平紳士

  • 司法人員,註冊律師、公證人 


經核證副本有效期有多長?

於大多數情況下,經核証副本Certified True Copy 會在核證日期後三至六個月內有效。由於其有效時間只有短的期限,創業鳥建議您在真正需要正本時再申請核證,不要過早準備。


經核證副本逾期後怎麼辦?

當原有已簽發的經核證副本有效期已過,您需要重新聯絡合資格可簽發人員,重新進行新的核證過程,以確保其真實性和有效性。


您應該如何辦理經核證副本(Certified True Copy) ?

辦理經核證副本時,您需要帶備需要核證的原始文件,您可以尋找具有註冊會計師、公司秘書等資格的人士協助,對文件進行核證,確保文件的真實性和合法性,以符合法律要求。


創業鳥如何幫助你?

創業鳥作為一家專業的公司服務平台,創辦人持有相關認可的資格,具備多年簽發經核證副本的經驗,確保您的文件能夠快速、正確地符合第三方機構核證要求,創業鳥的核證服務將是您的不二選擇。


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